5 ขั้นตอนการบริหารโครงการ (Project Management)

By Aom Suttida | July 7, 2020

การบริหารโครงการ คือ การวางแผน เริ่มต้น ดำเนินการ ตรวจสอบควบคุม และปิดโครงการ ผ่านทางเครื่องมือทรัพยากรณ์ และกิจกรรมต่างๆของคนในองค์กร โดยเป้าหมายคือการบรรลุวัตถุประสงค์ของโครงการภายในระยะเวลาที่กำหนดไว้ โดยมีขุ้นตอน ดังนี้

1. Initiating (การเริ่มต้น)

คือขั้นตอนการเริ่มต้นโครงการ โดยผู้บริหารโครงการจำเป็นต้องรู้ก่อนว่าจะทำขึ้นมาเพื่ออะไร? แก้ปัญหา พัฒนาของเดิม หรือทำนวัตกรรมใหม่ๆ การวางแผน และ Scope ของโปรเจกต์ เพื่อประเมินว่าโครงการนี้มีมูลค่าเท่าไรและมีความเป็นไปได้ที่จะบรรลุวัตถุประสงค์หรือเปล่า โดยส่วนมากจะเป็นการดูเบื้องต้นว่าค่าใช้จ่าย และระยะเวลาในการทำโครงการ เพียงพอสำหรับคุณภาพที่เจ้าของโครงการคาดหวังไว้หรือเปล่า เพราะหากพลาดขั้นตอนนี้ ก็จะลากยาวไปจนถึงขั้นตอนสุดท้าย หรืออาจจะทำให้โปรเจกต์ค้างคา ไม่ไปถึงไหนเลยก็ได้

2. Planning (การวางแผน)

ขั้นตอนนี้คือ การนำขั้นตอนที่1 มาวางแผนเรื่องเวลา ค่าใช้จ่าย และทรัพยากร ที่ต้องการในการดำเนินการโครงการนั้นๆ ซึ่งต้องคิดเผื่อถึงการบริหารความเสี่ยงที่จะเกิดขึ้นด้วยหลังจากที่โครงการได้ถูกอนุมัติแล้ว

3. Executing (การดำเนินการ)

เริ่มดำเนินการทำในสิ่งที่วางแผนเอาไว้ โดยการโยกย้ายทรัพยากรที่มีให้เหมาะสม สามารถทำงานที่ตัวเองได้รับมอบหมายได้อย่างถูกต้อง และมีประสิทธิภาพ ทั้งคนและงบประมาณ

4. Monitoring and Controlling (การตรวจสอบและควบคุม)

เป้าหมายของการตรวจสอบและควบคุมก็คือการดูแลให้กิจกรรมทุกอย่างในโครงการเป็นไปตามที่กำหนดวางแผนไว้ ทั้งในส่วนค่าใช้จ่าย คุณภาพ และ เวลา ว่าเป็นไปตามที่วางแผนหรือเปล่า เกิดปัญหาอะไรบ้าง และทรัพยากรที่มีเป็นอย่างไรบ้าง เป็นขั้นตอนที่เน้นด้านการวัดผล และควบคุมในด้านต่างๆ ไม่ให้หลุดกรอบของงาน โดยส่วนมากแล้วขั้นตอนนี้จะถูกทำไปพร้อมกับขั้นตอนการดำเนินการ

5. Closing (การปิดโครงการ)

การปิดโครงการ เป็นขั้นตอนสุดท้ายที่ผู้บริหารโครงการจะต้องส่งมอบผลลัพธ์ของโครงการให้กับลูกค้า ซึ่งไม่ใช่แค่ปิดโปรเจกต์และจบเลย แต่จะต้องรีวิวอีกครั้งให้มั่นใจว่า โปรเจกต์ที่ทำไปเป็นอย่างไรบ้าง เป็นไปตามที่แพลนหรือไม่ มีข้อผิดพลาดหรือได้เรียนรู้อะไรบ้าง เพื่อนำไปใช้พัฒนาในโปรเจกต์ต่อไป