5 สิ่งสำคัญที่ Project Management ต้องควบคุม

By Aom Suttida | August 9, 2020

นอกจากมีขั้นตอนที่สำคัญแล้วแล้วสิ่งที่ Project Management ต้องตระหนักเป็นสิ่งสำคัญคือสิ่งที่ต้องควบคุมให้อยู่ในขอบเขตที่ Project Management วางแผนเอาไว้ เพราะหากไม่อยู่ในการควบคุมและหากควบคุมไม่ได้แล้วนั้นอาจทำให้ Project พังเลยก็ได้ เพราะฉะนั้นต้องกำหนดขอบเขตและควบคุมให้ดี

1.Scope

การวางแผนไม่ให้งานหลุดกรอบในทุกๆด้าน การวางแผนเป็นการเริ่มต้นที่ดีไม่ว่างานไหนก็ต้องเริ่มต้นจากการวางแผน เพราะหากวางแผนไม่ดีก็เหมือนเป็นการติดกระดุมเม็ดแรกที่ผิด อาจจะทำให้งานหรือทุกอย่างไม่เป็นตามที่เราวางไว้และอาจจะกระทบไปยังขั้นตอนต่อๆไปของงาน เพราะฉะนั้นการวางแผนหรือ Scope จะต้องควบคุมและวางแผนให้ดีที่สุด

2.Time

ควบคุมให้อยู่ในเวลาที่กำหนด เวลาถือเป็นสิ่งสำคัญที่สุดไม่ว่างานไหน เพราะหากไม่ตรงเวลาที่กำหนดแล้วทุกอย่างที่วางแผนก็จะได้รับผลกระทบทั้งหมด และอาจมีผลที่ยิ่งใหญ่ตามมาหากไม่มีการทำตามเวลาที่วางแผนไว้หรือเกินเวลาที่แผนงานกำหนดไว้ การวางแผนอาจต้องแบ่งออกมาเป็น Task ย่อยๆ แล้วคอย Monitor ไปทีละส่วน ก่อนจะค่อยทำให้ตรงตามแผนที่กำหนดไว้ไปทีละส่วนย่อยๆ

3.Quality

คุณภาพ และประสิทธิภาพของงานต้องออกมาดี การควบคุมคุณภาพให้งานอยู่ในขอบเขตที่กำหนด การควบคุมคุณภาพถือเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการควบคุม เพราะหากคุณภาพไม่ได้ตามที่กำหนกแล้ว จะกระทบทุกอย่างในแผนงานอย่างแน่นอนไม่ว่าจะเป็นเวลาหรืองบประมาณ เพราะหากไม่ได้คุณภาพตามที่ต้องการแล้วต้องรื้อทำใหม่หรือต้องแก้ทำใหม่ก็อาจจะกระทบทั้งเวลาและงบประมาณรวมทั้งแผนที่วางไว้

4.Communication

ควบคุมราคาไม่ให้เกินงบประมาณที่วางแผนไว้ ราคาหรืองบประมาณมักเป็นสิ่งที่บานปลายและเกินขอบเขตที่ตั้งไว้เสมอ การวางแผนสื่อสารเรื่องงบประมาณเพื่อที่จะได้ควบคุมให้อยู่ในขอบเขตที่วางไว้ถือเป็นสิ่งสำคัญและจำเป็นอย่างยิ่ง เพราะหากไม่วางแผนหรือไม่มีการควบคุม อาจจะทำให้บานปลายจนควบคุมไม่ได้

5.Stakeholder Management

Stakeholder คือทุกคนที่มีส่วนร่วมกับโครงการนั้นๆ ไม่ว่าจะเป็นเจ้าของบริษัท ผู้ถือหุ้น ทีมงาน รวมถึงไป ชาวบ้าน หรือผู้ที่มีผลกระทบ ทั้งเชิงลบ และเชิงบวก จากโครงการทุกคนไม่ว่าจะมีส่วนมากหรือน้อยกับโครงการควรมีส่วนร่วม เพราะหากไม่สื่อสารคุยกับผู้มีส่วนเกี่ยวข้องให้ดีอาจจะมีปัญหาภายหลังได้ และอาจจะแก้ไขปัญหากันไม่จบจนอาจจะทำให้กระทบทั้งโครงการได้

สรุปได้ว่าการควบคุมโครงการทุกขั้นตอนและทุกภาคส่วนล้วนมีส่วนสำคัญเพราะหากส่วนใดหรือขั้นตอนไหนล้าช้าแล้วก็อาจจะกระทบทั้งหมด ทำให้ล้าช้าและไม่เป็นไปตามแผน เพราะฉะนั้นต้องควบคุมทุกแผนงานให้ดี เพื่อไม่ให้มีผลกระทบต้อทั้งโครงการ