พัฒนาองค์กรของคุณสู่การทำงานยุคใหม่ด้วย Project Management 

องค์กรต่างๆในปัจจุบันนอกจากจะเจอปัญหาที่เป็นปัจจัยภายนอกมากมายแล้วก็ยังมีปัญหาภายในองค์กรในเรื่องของการบริหารจัดการต่างๆ ทำให้บางบริษัทไม่สามารถแก้ไขปัญหาได้อย่างทันท่วงทีแต่ก็มีอีกหลายบริษัทที่เมื่อเจอปัญหาก็สามารถปรับเปลี่ยนรูปแบบหรือแนวคิดการทำงานโดยการปรับแนวคิดการทำงานมาทำแบบโครงการ เป็นลักษณะการทำงานที่มีกระบวนการทำงาน วิธีการ และมีผลลัพธ์ที่มีความแน่นอน เพื่อจะได้ผลงานตามความต้องการภายในระยะเวลาและสาสารถควบคุมทรัพยยากรได้อย่างชัดเจนซึ่งเราเรียกว่าการทำงานโดยหลักการของ Project Management 

ซึ่งการทำงานแบบ Project Management นับว่าเป็นวิธีการที่หลายองค์กรสามารถดำเนินการจนประสบความสำเร็จ และมีอีกหลายๆองค์กรที่สนใจและเริ่มปรับเปลี่ยนมาใช้ Project Management กันมากขึ้น ซึ่งการทำงานเช่นนี้ก็ได้ผลลัพธ์ที่หลายๆบริษัทพึงพอใจ ดังนั้นเรามาดูขั้นตอนแบบคร่าวๆที่จะสามารถพัฒนาองค์กรของคุณและผลลัพธ์ที่เป็นไปได้ 

• การวางแผนโครงการหรือ Project Planning เป็นขั้นตอนแรกที่สำคัญที่สุดที่หลายๆองค์กรต้องจัดการ เพราะแต่ละโครงการก็จะมีงานย่อยๆที่ต้องอาศัยทั้งทรัพยากร บุคลากร และเวลาที่จำกัด โดยปกติถ้าไม่มีเครื่องมือทางเทคโนโลยีเข้ามาช่วยก็จะจัดการกับขั้นตอนนี้ได้อย่างลำบากเพราะต้องใช้เวลากับขั้นตอนนี้พอสมควร แต่เมื่อมีเครื่องมือทางเทคโนโลยีเข้ามาช่วยก็สามารถช่วยลดเวลาในการจัดการงานต่างๆได้ รวมถึงสามารถแบ่งภาระงานและติดตามงานได้อยางชัดเจนกันภายในทีม 
• เมื่อเกิดโครงการขึ้นมาก็ต้องมีการทำงานจากหลายๆส่วนจากคนหลายๆคนยิ่งจำนวนคนมากขึ้นการควบคุมก็จะควบคุมยากมากขึ้นแต่การใช้เครื่องมือทางเทคโนโลยีหรือ Project Management Tools ก็จะสามารถช่วยจัดการในส่วนนี้ได้ เพราะ Project Management Tools จะเป็นตัวรวบรวม Tasks ต่างๆไว้ในหน้าเดียวกัน ทำให้สมาชิกในทีมสามารถเห็นได้ว่าตอนนี้โครงการไปถึงขั้นตอนใดแล้ว และมีติดขัดอยู่ขั้นตอนใด ซึ่งผลลัพธ์ที่ได้คือผลงานที่ออกมามีประสิทธภาพและลดเวลาในการติดตามงาน 

• เมื่องานในแต่ละส่วนสำเร็จแล้วถ้าเป็นเมื่อก่อนคงต้องเดินเอกสารไปแผนกต่างๆกันให้วุ่นเพื่อรอการอนุมัติแต่ปัจจุบันการทำงานแบบโครงการด้วยเครื่องมือทางเทคโนโลยีต่างๆนอกจากสามารถช่วยให้สมาชิกในทีมติดตามความคืบหน้าแต่ละฝ่ายได้แล้วยังสามารถตรวจงานหรืออนุมัติงานได้อีกด้วยทำให้ลดเวลาในการเดินเอกสารไปแผนกต่างๆทำให้มีเวลาไปจัดการงานในส่วนอื่นๆ 

ดังนั้นจะเห็นได้ชัดว่าการทำงานแบบเดิมๆนอกจากจะทำให้เสียเวลาไปมากแล้วยังทำให้เสียงบประมาณต่างๆที่ในบางครั้งเราอาจจะไม่รู้ตัว แต่ถ้าองค์กรต่างๆปรับมาใช้การทำงานแบบยุคใหม่ด้วย Project Management ก็จะทำให้ประหยัดทั้งงบประมาณและประหยัดทั้งเวลาอีกด้วย