“วางแผนงาน” อย่างมีประสิทธิภาพด้วย Project Management 

ในปัจจุบันมีธุรกิจต่างๆ เกิดขึ้นมากมายการแข่งขันทางการตลาดก็สูงมากขึ้นทำให้การทำงานในรูปแบบเดิมขององค์กรไม่สามารถใช้งานได้ ต้องทำงานโดยจัดสรรและแยกแยะออกเป็นโครงการ ซึ่งใครก็ตามที่จะมาทำหน้าที่ดูแลในส่วนงานนี้ต้องเป็นบุคคลที่มีความรู้ความเข้าใจและมีเทคนิคในการบริหารที่ดีและต้องมีความรู้ความสามารถในเรื่องของ Project Management ซึ่งเป็นกระบวนการที่ช่วยให้สามารถบรรลุเป้าหมายโครงการโดยใช้การวางแผน สำหรับใครที่ต้องการจะเริ่มบริหารหรือวางแผนธุรกิจแต่ยังไม่ค่อยเข้าใจวันนี้เราจะนำเคล็ดลับเล็กๆน้อยๆ มาบอกกัน แต่ก่อนอื่นเรามารู้จัก Project Management กันก่อนว่าคืออะไร 

Project Management คือการที่เราเริ่มต้นทำโครงการหนึ่งโดยที่โครงการนั้นต้องเริ่มจากการที่เราต้องวางแผนเป็นอันดับแรก เมื่อเราวางแผนของโครงการเสร็จเรียบร้อยเราก็จะเข้าสู่การดำเนินการซึ่งการดำเนินงานของเราจะทำตามแผนที่เราได้วางไว้ให้ได้มากที่สุด หลังจากที่เราดำเนินการเสร็จทุกขั้นตอนเราก็จะทำการปิดโครงการ โดยทุกๆขั้นตอนเราต้องอาศัยความรู้ ทรัพยากร  และกิจกรรมต่างๆของคนในองค์กร โดยเป้าหมายของโครงการนั้นต้องบรรลุให้แล้วเสร็จภายในกรอบเวลาหรือข้อกำหนดที่เรากำหนดไว้ 

หลายๆ คนอ่านมาถึงตรงนี้อาจจะคิดว่าการบริหารโครงการ (Project Management) ฟังดูเหมือนง่ายๆ แต่จริงๆแล้วมีความซับซ้อนมากกว่าที่คิด ซึ่งขึ้นอยู่กับปัจจัยต่างๆที่มีอยู่อย่างจำกัด เช่น 

• ค่าใช้จ่ายและต้นทุน ทั้งสองอย่างเป็นสิ่งที่จำเป็นมากสำหรับโครงการ เราต้องจัดสรรทั้งสองให้ได้อย่างเหมาะสม ถ้าหากโครงการไหนที่มีค่าใช้จ่ายมากกว่าต้นทุนโครงการนั้นก็คงเป็นโครงการที่ไม่ประสบความสำเร็จ 
• บุคลากร เป็นสิ่งที่สำคัญอีกหนึ่งสิ่ง โดยถ้าอยากให้งานของเราประสบความสำเร็จเราควรบริหารบุคลากรในโครงการของเราให้เหมาะสมด้วย เพื่อประหยัดค่าใช้จ่ายและให้งานของเรามีประสิทธิภาพ 
• ลูกค้า เราต้องดูความต้องการของลูกค้าที่ว่าจ้างในโครงการและความเป็นไปได้ของงาน 
• เวลา เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่สำคัญมากๆ โดยการที่เรามีโครงการ 1 โครงการเราต้องกำหนดกรอบระยะเวลา ซึ่งถ้าในงานของเราที่มีความซับซ้อนเราก็ต้องบริหารเวลาให้ละเอียดถี่ถ้วนให้งานลุล่วงภายในระยะเวลาที่กำหนด. 

ทั้งหมดนี้ก็คือการวางแผนการทำโครงการหนึ่งโดยใช้หลักการของ Project Management นอกจากนี้แล้วการวางแผนกาทำโครงการยังมีเครื่องมือต่างๆที่จะช่วยให้การบริหารโครงการเป็นระเบียบและมีประสิทธภาพมากยิ่งขึ้นซึ่งในบทความถัดไปเราจะมาพูดถึงเกี่ยวกับเครื่องมือต่างๆ กัน