Project Schedule Management มีประโยชย์อย่างไร?

By Aom Suttida | September 6, 2020

การมีเครื่องมือจะสามารถช่วยให้จัดการบริหารเวลาและตารางงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบริหารจัดการตารางงานและเวลาจะช่วยให้โปรเจกต์สำเร็จลุล่วงตามเวลาและกำหนดการที่วางไว้ การมีเครื่องมือหรือแพลตฟอร์ม ที่ช่วยทำให้ทุกอย่างดูง่ายและใช้งานง่ายก็เป็นอีกหนึ่งสิ่งที่จะทำให้การจัดการทุกอย่างง่ายไปด้วยเพราะบางแพลตฟอร์มสามารถดูและอัพเดทตารางงานได้แบบเรียลไทม์เลยด้วย ทำให้ง่ายต่อการดูและอัพเดทกับทีมงานที่ไม่ได้ทำงานอยู่ด้วยกัน และกระบวนการบริหารจัดการเวลามีขั้นตอนที่สำคัญดังนี้

1.การกำหนดกิจกรรม (Define Activity)

การกำหนดกิจกรรมที่สมาชิกหรือผู้คนภายในทีมต้องทำหรือกิจกรรมที่แต่ละคนต้องรับผิดชอบจะทำให้แต่ละงานออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเมื่อมีแพลตฟอร์มที่ทุกคนจะสามารถรู้กิจกรรมได้แบบเรียลไทม์จะยิ่งทำให้งานออกมาได้อย่างไม่ติดขัดหรือมีปัญหาตามมาให้ต้องแก้ภายหลัง ดังนั้นควรมีพื้นที่หรือเครื่องมือที่ทุกคนจะเข้าถึงและรู้กิจกรรมต่างๆได้อย่างรวดเร็ว

2.การจัดลำดับกิจกรรม (sequence Activity )

เป็นการลำดับความสัมพันธ์ของแต่ละกิจกรรมไว้อย่างเป็นระบบระเบียบ การจัดลำดับกิจกรรมจะเริ่มจากการพิจารณากิจกรรมต่างๆและจัดลำดับกิจกรรมจากรายละเอียดและความสำคัญของกิจกรรมเพราะหากจัดลำดับไม่ดีแล้วก็อาจจะทำให้แต่ละงานติดขัดเกิดปัญหาและอาจจะออกมาได้อย่างไม่มีประสิทธิภาพเท่าที่ควรจะเป็น

3.การประมาณการระยะเวลากิจกรรม (Activity duration estimating)

การประเมิณระยะเวลาในกิจกรรมเป็นสิ่งที่จำเป็นอย่างยิ่ง เพราะจะทำให้รู้ถึงขอบเขตของกิจกรรมและกรอบระยะเวลาของกิจกรรมทั้งหมดที่จะทำ และทำให้รู้ถึงรายละเอียดเล็กๆน้อยๆของกิจกรรมและเมื่อรู้ระยะเวลาที่ชัดเจนของกิจกรรมก็จะทำให้เรากำหนดขอบเขตระยะเวลาหรือประมาณระยะเวลาของกิจกรรมได้อย่างชัดเจน

4.การจัดทำตารางเวลา (Schedule development)

การมีตารางเวลาที่ชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญที่จะทำให้ทุกคนในทีมรู้และทำตามเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพ การมีแพลตฟอร์มหรือเครื่องมือที่จะช่วยให้จัดทำตารางงานได้อย่างง่ายและทำให้ทุกคนเข้าถึงได้อย่างเรียลไทม์ก็จะทำให้การจัดทำตารางงานมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

5.การควบคุมตารางเวลา (Schedule control)

เมื่อเราจัดการตารางงานได้อย่างมีประสิทธิภาพแล้ว การควบคุมเวลาให้ตรงตามตารางและอยู่ในตารางถือเป็นเรื่องสำคัญที่ต้องทำให้ได้และจัดการให้ดีและมีประสิทธิภาพที่สุดเพราะการควบคุมเวลาถือเป็นเรื่องที่จะบ่งชี้ได้เลยว่ากิจกรรมจะออกมาได้อย่างดีและมีประสิทธิภาพหรือไม่

ดังนั้น Project Schedule Management จึงมีประโยชน์และมีความสำคัญอย่างยิ่ง การมีเครื่องมือที่ดีจะช่วยทำให้งานและกิจกรรมของคุณออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพและตรงตามขอบเขตเวลาตารางที่วางไว้การมีเครื่องมือหรือแพลตฟอร์มที่ช่วยจัดการรูปแบบตารางงานและเวลาจะทำให้งานของคุณออกมาได้อย่างมีประสิทธิภาพและเบาแรงของคุณได้อย่างมาก