ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System)

ในธุรกิจบริการทำความสะอาด ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System) จะรวมถึงเรื่องของการเก็บข้อมูลพื้นที่ ประเมินและการนำเสนอการจัดวางกำลังและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้หลักการที่มีมาตราฐาน

การจัดสรรและวางปริมาณงานที่เหมาะสมถือเป็นส่วนหนึ่งของการปฏิบัติงานอย่างมีประสิทธิภาพ และในขณะเดียวกันการควบคุมการใช้ทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพ จะนำมาซึ่งโอกาสทางการแข่งขันที่ดีกว่า โดยส่วนมากแล้วผู้ที่มีประสบการณ์ปฏิบัติงานในอาชีพหรือทำงานในพื้นที่มาเป็นเวลานานพอ สามารถที่จะคาดเดาหรือประเมินแบบประมาณการได้เป็นอย่างดี แต่อย่างไรก็ตามการประมาณการจัดสรรปริมาณงานและทรัพยากรด้วยวิธีดังกล่าว ก็ยังถือว่าเป็นการคาดเดา แม้จะประเมินโดยผู้มีประสบการณ์ โดยทั่วไปแล้วผลลัพธ์ที่ออกมาจากผู้รู้แต่ละท่านจะไม่มีสอดคล้อง ใกล้เคียง หรือแม้กระทั่งแตกต่างกันไปอย่างมากเลย

สมาคมผู้ประกอบกิจการทำความสะอาดโลก (ISSA – The World Cleaning Industry Association) ตระหนักถึงเรื่องดังกล่าวจึงกำหนดให้ จัดทำมาตรฐานในการจัดสรรปริมาณงานสำหรับธุรกิจทำความสะอาดขึ้น ซึ่งเริ่มจากการการเก็บข้อมูลอย่างต่อเนื่องในแต่ละประเภทงาน ทำให้ทราบถึงระยะเวลาในการที่จะทำงานแต่ละประเภท ในพื้นที่ขนาดหนึ่งที่กำหนด ให้แล้วเสร็จว่าจะต้องใช้เวลาประมาณเท่าไร  (ทั้งนี้พนักงานต้องได้รับการอบรมมาแล้ว สามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และผลงานต้องมีคุณภาพที่ได้รับการยอมรับ

ISSA ได้จัดทำสถิติข้อมูล เป็นช่วงระยะเวลานานหลายปี และกำหนดให้สามารถนำข้อมูลดังกล่าว มาใช้เป็นแนวทางปฏิบัติในการที่จะจัดสรรปริมาณงานที่เหมาะสม ในการจัดวางชั่วโมงการทำงาน จำนวนบุคคลากร จำนวนและปริมาณทรัพยากรณ์ต่างๆ ให้สอดคล้องกับปริมาณงานจริงและก็อย่างมีมาตรฐาน

และเนื่องจากในยุคสมัยปัจจุบันนี้ที่เราสามารถเข้าถึงเทคโนโลยีได้อย่างสะดวก ISSA ร่วมกับ InfoClean จึงได้มีการพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูปขึ้นมาเพื่อที่จะใช้ในการประเมินงานซึ่งทำให้เกิดประสิทธิภาพและมีมาตรฐานมากขึ้น

โปรแกรมสำเร็จรูป InfoClean 2.0 Easy Workloading Software เป็นโปรแกรม ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System) มีวิธีการขั้นตอนมีอยู่ 4 ขั้นตอนพื้นฐาน ดังนี้

1. การวัดพื้นที่ (Measuring) ในการวัดพื้นที่จะมีการวัด 2 ลักษณะ คือ 1.) วัดพื้นที่ในภาพรวม และ 2.) พื้นที่ที่สามารถทำความสะอาดได้จริงเท่านั้น หลังจากที่ทราบว่าทั้งหมดแล้ว พื้นที่ที่ทำความสะอาด เป็นพื้นที่ประเภทไหน และมีพื้นที่จำนวนเท่าไร
2. พัฒนาและกำหนดกรอบงาน (Writing Scope of Work) เช่น งานที่ทำนี้เป็นงานแบบไหน เป็นดูดฝุ่น หรือว่าเป็น ม๊อบพื้น หรือว่าเป็นงานประเภทอะไร โดยรวมแล้วการพัฒนาและกำหนดกรอบงาน เป็นขั้นตอนที่ต้องการความชัดเจนมากๆ
3. เปรียบเทียบเกณฑ์มาตรฐาน (Applying Standard Productivity Rate) นำเอา เกณฑ์มาตรฐานการทำความสะอาด (ISSA 612 Cleaning Times) จาก ISSA มาทดลองครอบลงบนงานที่ผ่านสองขั้นตอนข้างต้นแล้วเพื่อดูผลลัพธ์กรณีที่อิงเกณฑ์มาตรฐานแล้ว จะใช้เวลาเท่าไร ที่จะทำงานทุกประเภทให้แล้วเสร็จ ในพื้นที่ที่เราได้วัดมาแล้ว จากนั้นจะถึงขั้นตอนสุดท้ายคือ
4. การนำอัตราค่าแรง เข้ามาคำนวณ (Applying Actual Wages) ซึ่งจุดนี้จะขึ้นกับ นโยบายการจ่ายค่าแรงของแต่ละที่ เมื่อนำตัวเลขต่างๆเหล่านี้เข้ามาประกอบด้วยกันแล้ว เป็นอันจบกระบวนการจัดสรรปริมาณงาน (Workloading System)  ผลลัพธ์ที่ได้คือ ปริมาณงาน พร้อมกับค่าใช้จ่ายด้านแรงงานที่คาดการว่าจะเกิด

และหลังจากนี้งานการวัดและจัดสรร ปริมาณงานก็จะไม่ใช่งานเดา หรือต้องคาดหวังจากผู้มีประสบการณ์อย่างเดียวเท่านั้น ทุกท่านสามารถทำการวัดและจัดสรรปริมาณงาน (Workloading) ได้โดยไม่ยากเกินไปอีกต่อไป

เอสอีเอ คอนซัลติ้ง เป็นตัวแทนจำหน่ายและให้การอบรมในการใช้งาน โปรแกรม InfoClean 2.0 Easy Workloading Software

ณ เวลานี้ เอสอีเอ คอนซัลติ้ง ร่วมกับ ศูนย์บ่มเพาะวิสาหกิจ สถาบันนวัตรกรรมเทคโนโลยี สารสนเทศ ทีโอที ได้ลงนามความร่วมมือในการร่วมกันพัฒนาโปรแกรมสำเร็จรูป ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Work Loading) สายพันธ์ไทย ซึ่งจะเป็นครั้งแรกในประเทศไทย ทั้งนี้เพื่อความสะดวกในการใช้งานของผู้ประกอบการ

พบกันเร็วๆนี้ สำหรับ ระบบการจัดสรรปริมาณงาน (Work Loading) สำหรับงานทำความสะอาด ตัวแรกในประเทศไทย