การเลือก Project Management Tools ให้ตรงกับความต้องการขององค์กรคุณ 

By admin | November 6, 2020

หลังจากเกิดสถานการณ์ COVID-19  หลายบริษัทก็เริ่มมีมาตราการการทำงานแบบ Work From Home  หรือแบบ Hybrid ซึ่งรูปแบบการทำงานต่างไปจากเดิม การจัดการข้อมูลหรือการจัดการระบบต่างๆก็ต้องเปลี่ยนแปลงเพราะจากเดิมการทำงานด้วยกันที่บริษัทเวลาจะนัดหมายหรือตามงานต่างๆสามารถพูดคุยเจอกันได้แต่เมื่อรูปแบบการทำงานเปลี่ยนแปลงการเจอกันหรือการนัดหมายตารางงานต่างๆ ก็จะอยากขึ้น ดังนั้นในโลกปัจจุบันของเราจึงมีสิ่งหนึ่งที่จะเข้ามาช่วยจัดการปัญหาเหล่านี้ให้สะดวกยิ่งขึ้นเราเรียกสิ่งนั้นว่า Project Management Tools ซึ่งจะเป็นเครื่องมือที่จะช่วยจัดการระบบที่มันยุ่งเหยิงให้มีประสิทธิภาพได้ และสามารถทำให้วางแผนจัดการกับภาระงานให้สมบูรณ์ในระยะเวลาที่กำหนดได้นั่นเอง 

Project Management Tools คืออะไร ? 

เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คนในบริษัทหรือทีมงานช่วยกันวางแผน จัดการโครงการต่างๆ รวมไปถึงติดตามความคืบหน้า และจัดการกับทรัพยากรได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังเป็นตัวช่วยให้ทำงานร่วมกับผู้อื่นได้ถึงแม้จะไม่เจอหน้ากันเพื่อให้บรรลุผลลัพธ์ที่ต้องการ ซึ่งอำนวยความสะดวกในการสื่อสารระหว่างสมาชิกในทีมเพื่อบรรลุโครงการอย่างมีประสิทธิภาพ 

ซึ่งในปัจจุบัน Project Management Tools มีให้เลือกใช้อย่างหลากหลายแล้วเราจะเลือกใช้อันไหนให้เหมาะสมกับโครงการหรือองค์กรของเรา วันนี้เราจะมานำเสนอวิธีการเลือกใช้ให้เหมาะสมกัน 

1. เราต้องดูวัตถุประสงค์ขององค์กรของเราว่าจะนำเครื่องมือไปใช้ในแนวทางไหน ช่วยในการวางแผนงาน ช่วยในการจัดการทีม หรือช่วยในการติดตามความคืบหย้าของโครงการ การรู้จุดประสฃค์ขององค์กรจะช่วยให้เราเลือกเครื่องมือได้ง่ายขึ้น 

2. ตรวจดูขนาดและความซับซ้อนของงาน Project Management Tools บางชนิดนั้นจะสามารถจัดการกับโครงที่มีขนาดกลาง-ใหญ่ได้ แต่กลับกันบางชนิดจะสามารถจัดการกับโครงการที่มีขนาดเล็กเท่านั้น 

3. ตรวจดูความสอดคล้องของ Project Management Tools กับเทคโนโลยีอื่นๆ ที่เราได้ใช้ภายในองค์กร เพื่อที่จะได้เชื่อมต่อข้อมูลเข้าด้วยกันได้สะดวก 

4. ราคาและค่าใช้จ่ายของ Project Management Tools เราต้องเลือกเครื่องมือที่มีราคาเหมาะสมกับงบประมาณของโครงการและองค์กร 

ดังนั้นวันนี้เรามีตัวอย่างของ Project Management Tools มาแนะนำมาดูกันว่าแต่ละอันสามารถทำอะไรได้บ้าง 

• Asana เป็น Project Management Tools ที่มีความนิยมเกี่ยวกับการวางแผนงาน วางแผนสิ่งที่ต้องทำ ติดตามความคืบหน้าของโครงการ และมีการแจ้งเตือนงานได้อีกกด้วย 
• MANAWORK เป็น Project Management Tools ที่มีภาษาไทยอย่างเต็มรูปแบบ สามารถวางแผนระบบ ติดตามงาน และช่วยทำงานกับทีมงานได้เป็นอย่างดี 
• Trello เครื่องมือที่ใช้งานง่ายและมีอินเทอร์เฟซที่น่าสนใจ มีระบบบอร์ดเพื่อจัดเรียงงาน สามารถย้ายไอเท็มในบอร์ดได้ง่าย  ซึ่ง Trello เหมาะสำหรับการจัดการโครงการที่ไม่ซับซ้อน 
• Basecamp เป็นเครื่องมือที่เน้นในการสร้างพื้นที่ทำงานแบบทีมและเน้นการสื่อสารเป็นหลัก สามารถโพสต์ข้อความ ส่งข้อความส่วนตัว และแชทกลุ่มได้ 
• Smartsheet เป็นเครื่องมือจัดการโครงการที่ใช้งานง่ายที่สุด และมีความยืดหยุ่น สามารถสร้างแผนงาน การกำหนดสิ่งที่ต้องทำ มีรูปแบบการแสดงข้อมูลแบบตารางที่สามารถปรับแต่งได้ ซึ่ง Smartsheet เหมาะกับงานที่มีความซับซ้อนและละเอียดอ่อน 

การมี Project Management Tools มาช่วยในองค์กรของคุณจะทำให้การทำงานเกิดความสะดวกสบายมากขึ้นซึ่งทำให้ประสิทธิภาพของงานที่ได้นั้นดีมากขึ้น และลดค่าใช้จ่ายภายในองค์ได้อีกด้วย